¡Cambia de aire! Las ventajas de llevar a tu equipo fuera de la oficina

• Alicia Mocarquer
• julio 4, 2019

Si la rutina tiene a tus colaboradores poco creativos o aburridos, la solución puede estar en cambiar de lugar. Aquí te contamos los múltiples beneficios de hacer reuniones o jornadas fuera de la oficina, una tendencia al alza en un mundo en que los espacios de trabajo se están transformando.

Es lunes, y de nuevo estamos ahí sentados frente a la pantalla de nuestro computador, en el mismo escritorio, con el mismo tarrito donde guardamos los lápices, al lado del mismo compañero… la rutina pesa. Y así, poco a poco nos vamos aburriendo del mismo espacio, y vamos perdiendo la chispa creativa de nuestros primeros días en ese trabajo, y nos hacemos menos productivos. ¿A quién no le ha pasado?

No es casual, entonces, que una de las nuevas tendencias en el mundo del trabajo sea hacer reuniones de todo tipo fuera de la oficina. A veces la solución está, literalmente, en salir de la ‘zona de confort’. Los beneficios son múltiples…

1. Romper la rutina

Esto es lo más evidente, y para muchos trabajadores puede ser increíblemente potente, sobre todo para aquellos que pasan meses sin variar su rutina y cuyo trabajo es particularmente estático. Una jornada de capacitación con todo el equipo en una sala de reuniones moderna, puede ser muy valiosa y quebrar semanas de aburrimiento acumulado, lo que impulsará la motivación y hará sentir más felices a los trabajadores.

2. Impulsar la creatividad

Es común que a veces un proceso se encuentre estancado y una empresa no encuentre nuevas soluciones a un problema. Los colaboradores necesitan inspiración, y ¿qué mejor que nuevos aires para que desarrollen nuevas ideas? Será muy distinto encerrarse en la salita de la oficina de todos los días, a organizar una entretenida mañana de brainstorming en un salón amplio y luminoso en que los trabajadores den rienda suelta a su creatividad. Además, promoverá la flexibilidad, al tener que salir del espacio tradicional y adaptarse a uno nuevo para trabajar.

3. Distensión y unidad

¿Los ánimos están muy bajos en la oficina? ¿Se corta el aire con un cuchillo? Salir de allí es más que necesario: una jornada de planificación estratégica fuera puede ayudar a que se liberen tensiones acumuladas en el tiempo, se resuelvan conflictos, y el equipo vuelva más unido al día siguiente a trabajar. Puede mejorar la comunicación del equipo y despertar el espíritu de colaboración y el sentido de pertenencia.

4. Foco y productividad

A veces, la rutina resulta tan agobiante que las personas dejan de ser productivas y pierden el foco en lo importante, dilatan las responsabilidades e incluso olvidan tareas. Agendar una reunión clave fuera de la oficina, dándole una importancia mayor, es una buena forma de transmitir la importancia de un proyecto y ayudará a que los trabajadores recuperen el enfoque en los objetivos más importantes, y podrán concentrarse en lo importante sin las distracciones que se van generando naturalmente en las oficinas en el día a día.

5. Team building

Identidad, cultura y clima se van forjando en el tiempo en una empresa, y la mejor manera de monitorear y contribuir a su construcción es con espacios específicamente dedicados a ello: reuniones o jornadas completas en salones amplios donde todos los colaboradores puedan participar y sentirse igualmente partícipes de los procesos, sin sentir las jerarquías y limitaciones impuestas por la oficina, ni tener la distracción de ir a responder correos cuando todos están participando en una actividad de team building.

6. Valorar y mejorar la propia oficina

Arrendar una sala de reuniones externa tendrá un efecto inevitable: la comparación con la oficina propia. Pero esto, lejos de ser un problema, puede ser un increíble beneficio: se puede valorar el espacio con el que se cuenta, por su familiaridad y comodidad, y al mismo tiempo se pueden tomar ideas de cómo se puede mejorar y modernizar lo que se tiene. Conocer otras oficinas y espacios sirve para tener una nueva perspectiva y seguir creciendo como empresa en lo que a infraestructura y servicios internos se refiere.

Alter Office cuenta con salas de reuniones completamente equipadas para romper la rutina y aprovechar los múltiples beneficios de hacer reuniones, jornadas, capacitaciones u otros encuentros fuera de la oficina.

Gestionar equipos remotos: desafíos y ventajas

• Alicia Mocarquer
• abril 15, 2019

En un mundo laboral cada vez más dinámico, en que se están transformando las formas de trabajo, los lugares y las configuraciones de los equipos, y en que los co-works y el arriendo de oficinas son cada vez más comunes, también se está dando un fenómeno que trae sin duda nuevas oportunidades y desafíos a quienes lideran equipos: las personas colaboran sin restricción de tiempo ni espacio, y por lo tanto se deben gestionar de manera remota. Aquí te contamos cómo enfrentar los principales desafíos, y algunas de las muchas ventajas que trae consigo.

Jetlag laboral

Tradicionalmente, una reunión se agenda en horario de oficina, y basta con coordinar que todos los convocados pueden a esa hora. Pero al gestionar un equipo remoto, puedes tener a alguien trabajando activamente un lunes a mediodía en Tokio, mientras que su compañero aún duerme en Lisboa a las 4 de la mañana, y quien supervisa a ese departamento pasea a su perro en San Francisco a las 8 de la tarde, ¡porque ahí aún es domingo! ¿Cómo hacer coincidir a personas que se encuentran en zonas horarias tan diferentes?

Lo primero es entender y respetar esta diferencia, para que todos puedan tener sus espacios de descanso y días libres como ocurre tradicionalmente (o como debiera ocurrir). Para ello, existen herramientas hoy en día que hacen más fácil encontrar horarios de coincidencia entre agendas diversas, y se puede tener dicha información en una plataforma accesible para todos, de modo que sepan cuándo es posible ubicar y contactar a sus compañeros de trabajo en otras partes del mundo.

Tenemos que hablar

La comunicación es esencial, y en un equipo de trabajo puede ser clave en su productividad y coordinación. En la era digital es increíblemente fácil comunicarse, pero es muy importante considerar este aspecto y establecer plataformas y protocolos claros, para que nadie quede perdido y alejado de la información. Dependiendo del tamaño del equipo, idiomas, zonas horarias, y flujo de información, se pueden definir los canales más apropiados para cada empresa. Las opciones son muchas: desde un simple grupo de Whatsapp hasta un foro corporativo digital en que cientos de personas pueden participar. Lo importante es considerar y poner a disposición de las personas los recursos necesarios para que exista interconexión y comunicación.

Para ello hay diversas herramientas digitales: chats como Slack, Rocketchat, o Facebook Workplace; herramientas de organización de tareas como Trello, Asana o Basecamp, y plataformas de videoconferencia como Skype o Zopim Chat.

Uno para todos, y todos para uno

El sentimiento de pertenencia es un factor clave en el desarrollo social del ser humano, y en el ámbito laboral se aplica claramente: si un colaborador no se siente parte, y no existe cohesión con el resto de su equipo, tendrá menos apego a su trabajo, menos entusiasmo, y tenderá a una menor productividad. ¿Cómo cohesionar equipos y personas que se encuentran distanciados entre sí? ¿Cómo hacer sentir incluida a una unidad o persona que se encuentra lejos y que incluso podría sentirse aislada o solitaria? Bajo la misma lógica anterior, se deben aprovechar al máximo las plataformas digitales para entregar una identidad empresarial y cultura de trabajo a todos, e idealmente instancias de participación. Otra clave es generar espacios multidireccionales de comunicación, de modo que cada trabajador pueda no sólo interactuar con su supervisor o jefe, sino involucrarse directamente con sus compañeros en todo el globo, conociéndolos -aunque sea digitalmente- e intercambiando ideas y propuestas con ellos. Esto, además, dará un sentido de colaboración colectiva, y promoverá que se generen más ideas y fluyan de mejor manera los proyectos en general.

El jefe no está, ¡hagamos una fiesta!

Éste es probablemente el mayor desafío y, al mismo tiempo, la mayor ventaja de este nuevo método de trabajar. Tradicionalmente el jefe ha debido cumplir un rol supervisor y hasta cierto punto paternalista, observando de cerca el avance del colaborador y empujando que el trabajo sea hecho. Al liderar equipos remotos, esta posibilidad de estar encima del trabajador se reduce drásticamente, lo que podría considerarse una desventaja, pero en realidad es totalmente lo contrario: esto fomenta la autodisciplina en quien trabaja, ya que debe cumplir con un plazo sin recibir presiones, en sus propios tiempos, y si no lo hace ¡simplemente pierde su trabajo! Esto fomenta que los colaboradores tengan un mayor autocontrol y responsabilidad, y que los líderes puedan dedicar más horas a guiar proyectos y planificar, y menos tiempo a controlar a sus equipos.

Por otro lado, hay herramientas digitales que permiten hacer un seguimiento, como toggl.com y hubstaff.com. Y se pueden establecer reuniones diarias breves de 10 o 20 minutos en que se resuma lo realizado y en lo que se está trabajando, reuniones semanales y mensuales de avance de proyectos, y es recomendable tener 1-o-1 con los encargados y líderes para que puedan reportar de forma directa.

Fórmula visionaria

Un aspecto muy importante en esta nueva lógica del remote work es anticiparse y tener una visión clara de lo que necesitarán los equipos. Por ejemplo, al entregar una tarea a un colaborador, es importante definir qué recursos e información requerirá para desarrollar su trabajo, y ponerlo a su disposición de antemano: ¿Necesitará contactar a su compañero que se encuentra en otro continente y al que no conoce? ¿Requerirá determinados datos que se encuentran en una oficina a la que él no puede ir físicamente? De ese modo, se le entrega libertad y facilidad a los miembros del equipo para que se desempeñen de la mejor forma, y se evita que los proyectos se entrampen en obstáculos que podría generar la distancia física, diferencias horarias o idiomáticas.

Tareas y roles claros

Quién hace qué, cómo y cuándo, son más claves que nunca al manejar equipos remotos. Establecer claramente las tareas de cada miembro, y cuándo deben ser presentados los resultados de un determinado trabajo, es muy importante para que no existan malentendidos. Es recomendable dejar establecidos espacios para que el colaborador pueda resolver dudas, planificar reuniones -presenciales o digitales- con cierta periodicidad, e idealmente aprovechar las herramientas comunicacionales para dejar todo por escrito y de forma ordenada.

Las ventajas

Libertad / Ya lo gritaba William Wallace en ese clásico del cine, y es que todos aspiramos a sentirnos libres y dueños de nuestro tiempo. Con esta nueva modalidad de trabajo, y gestionando equipos de manera remota, todos podrán colaborar desde donde quieran, cuando quieran y como quieran. Esto significa que podrás tener colaborando en tu empresa incluso a esos perfiles de personas creativas y almas libres que gustan de estar en la naturaleza o viajando permanentemente, y que pueden sumar una gran cuota de innovación a tus proyectos.

Compatibilidad / Lo anterior significa que con esta nueva modalidad, cualquier persona pueda colaborar desde su realidad personal a tu empresa: en una lujosa y cómoda oficina, en un co-work, desde su casa mientras cuida a sus hijos, o con un batido de frutas en una reposera en la playa. Y en los tiempos que mejor le acomoden a cada uno, ¿qué mejor?

Stress-free / Marcar tarjeta por las mañanas, cumplir una larga jornada, o los agobiantes traslados a la oficina: todo eso se elimina, lo que aumenta la sensación de bienestar de las personas y elimina varios factores de estrés. Lo anterior no solo impacta positivamente en la calidad de vida de los colaboradores, sino que potencia también la productividad. Es un win-win.

Boom creativo / Distintos lugares de trabajo, culturas, tiempos, formas, sabores, olores, colores, personas… un sinfín de inspiración disponible para los colaboradores. Este boom creativo se potencia aún más cuando entre ellos interactúan e intercambian sus experiencias diarias, e identifican, por ejemplo, puntos de encuentro entre dos formas distintas de hacer las cosas. La aburrida pared blanca de la oficina ahora es un paisaje a todo color en cualquier lugar del mundo, fuente inagotable de ideas para que tu empresa se expanda.

Es un hecho: el trabajo se está transformando -de la mano con el ingreso de los llamados millenials al mercado y el auge de la tecnología-, y saber gestionar equipos remotos será un gran plus a la hora de liderar una empresa.

Para responder a esta nueva realidad, han surgido nuevas herramientas digitales pero también alternativas de espacios de trabajo que entregan soluciones ideales. Las oficinas arrendadas, por ejemplo, son una excelente alternativa para empresas que busquen flexibilidad y dinamismo, pero al mismo tiempo contar con servicios tecnológicos y tradicionales de oficina de primera calidad.

Alter Office entrega posibilidades contractuales diversas, para equipos de trabajo de todos los tamaños, y con soporte de lujo. Cuentan con salas altamente equipadas con sistemas para realizar teleconferencias, muy útiles a la hora de comunicarse con equipos remotos.

Así, tu compañía puede adaptarse a las nuevas modalidades de trabajo, gestionar efectivamente equipos remotos, y contar con oficinas de lujo en Alter Office para simplemente dedicarse al éxito.